Notai: migliorare l’organizzazione dello studio

Organizzare lo studio significa assegnare a ciascuno precise responsabilità e autorità, cioè le risorse adeguate a fronteggiare le proprie responsabilità.
Occorre stabilire qual’e la migliore suddivisione dei carichi di lavoro e le forme più idonee di coordinamento tra le persone per assicurare la massima efficacia ed efficienza riducendo i rischi professionali.

Scegliere il modello organizzativo

organizzazione-studio-modello-organizzativoLo studio del Notaio Gialli si chiedeva se fosse più efficace la suddivisione orizzontale delle competenze rispetto all’iter di elaborazione degli atti o se fosse preferibile una organizzazione di tipo verticale assegnando agli addetti la gestione dell’intera pratica, dotando quindi lo studio di persone tra loro interscambiabili in caso di necessità. Abbiamo allora esaminato il portafoglio clienti e incarichi, definendo i carichi di lavoro e la loro stagionalità e definito insieme alla direzione la configurazione organizzativa più idonea a gestire con efficacia ed efficienza. Oggi lo studio ha avviato un percorso di ampliamento delle competenze che va nella direzione di verticalizzare il sapere del personale dello studio.

Modalità d'intervento

Approfondimenti

Possiamo supportarvi dell’analisi del modello organizzativo più adatto per la gestione dei carichi di lavoro attuali e futuri del vostro studio suggerendo quello più idoneo.

  • Succede solo da Mc Donald’s? di Michele D’Agnolo, Ec News del 28 settembre 2015
  • Strategia ed organizzazione degli studi professionali, 2011, Il Sole 24 Ore

Definire procedure di lavoro uniformi e documentate

organizzazione-studio-procedureI titolari di tre studi notarili, nell’ambito di una strategia di crescita e di riposizionamento molto complessa, si chiedevano come poter garantire uniformità di comportamento operativo, organizzativo e relazionale del proprio personale, senza incidere eccessivamente sulle sensibilità personali di ciascuno.  Con un breve intervento di condivisione con il personale proveniente dai tre studi, abbiamo messo a punto di un sistema di procedure uniformi che, stabilendo chi fa cosa, come e quando, ha permesso di sintetizzare le migliori prassi, uniformare le metodologie di lavoro dello studio e di fissare obiettivi minimi di efficienza.

Modalità d'intervento

Approfondimenti

Possiamo assistervi nella formalizzazione di procedure operative che, attraverso la definizione di attività, responsabilità e documenti di registrazione, possano consentire una migliore pianificazione delle attività dello studio  e di verificare l’effettiva applicazione di quanto stabilito in sede di pianificazione. Possiamo inoltre aiutare lo studio a fare propri i cambiamenti concordati e a gestire le eventuali resistenze.

  • Lo studio professionale e l’approccio per processi, di Anna Lisa Copetto, VisionPro n.00/2013 (link)
  • Il manuale delle procedure di studio, EC NEWS dell’11/03/2014

Organizzare lo studio per la certificazione ISO 9001

organizzazione-studio-iso9001Il  Notaio Bianchi, nell’ottica di una strategia di riposizionamento strategico e di riorganizzazione più efficiente dello studio, desiderava valutare strumenti manageriali innovativi che permettessero il raggiungimento dei due obiettivi. Abbiamo quindi individuato nel sistema documentato di gestione per la qualità lo strumento più consono a soddisfare obiettivi di gestione più efficace ed efficiente delle proprie risorse e di comunicazione esterna dello studio. Oggi lo studio registra crescenti richieste da parte della clientela e una maggiore responsabilizzazione del personale che ha fatto propria la cultura del  miglioramento continuo

Modalità d'intervento

Approfondimenti

Possiamo assistervi nella messa a punto e nella implementazione di un Sistema di Gestione per la Qualità conforme alla norma internazionale UNI EN ISO 9001:2015, con l’attenzione necessaria a non compromettere l’operatività corrente delle strutture coinvolte nel progetto. Il nostro intervento potrà arricchirsi dell’ulteriore assistenza periodica per garantire l’effettiva applicazione di quanto stabilito e per individuare opportunità di miglioramento.

  • Che fine ha fatto la ISO 9001? di Michele D’Agnolo, EC News, Edizione di lunedì 29 Febbraio 2016
  • Dalla ISO 9001:2008 alla ISO 9001:2015: evoluzione della norma e principali cambiamenti per gli studi professionali, di Anna Lisa Copetto, Vision Pro n. 07/2015
  • Gli audit interni, di Laura Graffi, VisionPro n.10/2016