Commercialisti: Migliorare l’organizzazione dello Studio

Per rispondere tempestivamente e correttamente alle richieste dei propri clienti e nel contempo godere di quelle marginalità necessarie a garantire la sostenibilità dello studio, il commercialista deve saper gestire e coordinare le risorse di cui dispone secondo principi di efficacia e di efficienza, introducendo i cambiamenti necessari ogniqualvolta siano necessari a garantire migliori performance.

 

Scegliere il modello organizzativo

organizzazione-modello-organizzativoLo studio Rosa si chiedeva se fosse più efficace assegnare ad un singolo contabile la gestione di un pacchetto clienti o specializzare le singole figure dello studio in un ruolo predefinito, come la predisposizione di determinati tipi di dichiarativo o l’effettuazione di determinate operazioni su tutta la clientela.  Ci si domandava inoltre se fosse più efficace ritirare la documentazione presso i piccoli clienti oppure accoglierlo in studio, come tradizionalmente avviene. Abbiamo esaminato il portafoglio clienti e incarichi, definendo i carichi di lavoro e la loro stagionalità e definito insieme alla direzione la configurazione organizzativa più idonea a gestire con efficacia ed efficienza, automatizzando e differenziando il servizio.

Modalità d'intervento

Approfondimenti

Possiamo supportarvi dell’analisi del modello organizzativo più adatto per la gestione dei carichi di lavoro attuali e futuri del vostro studio suggerendo quello più idoneo.

  • Succede solo da Mc Donald’s? di Michele D’Agnolo, Ec News del 28 settembre 2015
  • Strategia ed organizzazione degli studi professionali, 2011, Il Sole 24 Ore

 

Definire procedure di lavoro uniformi e documentate

organizzazione-procedureBianchi&Neri è uno studio commerciale risultante dalla fusione di due studi di medie dimensioni. Gli associati rilevavano una importante differenza di produttività delle persone nello svolgere le medesime mansioni.  Con un breve intervento di condivisione con il personale dello studio abbiamo messo a punto di un sistema di procedure uniformi che, stabilendo chi fa cosa, come e quando, ha permesso di sintetizzare le migliori prassi, uniformare le metodologie di lavoro dello studio, di recuperare in termini di efficienza e di fruire di un clima interno più stabile e sereno.

Modalità d'intervento

Approfondimenti

Possiamo assistervi nella formalizzazione di procedure operative che, attraverso la definizione di attività, responsabilità e documenti di registrazione, possano consentire una migliore pianificazione delle attività dello studio  e di verificare l’effettiva applicazione di quanto stabilito in sede di pianificazione. Possiamo inoltre aiutare lo studio a fare propri i cambiamenti concordati e a gestire le eventuali resistenze.

  • Lo studio professionale e l’approccio per processi, di Anna Lisa Copetto, VisionPro n.00/2013
  • Il manuale delle procedure di studio, EC NEWS dell’11/03/2014

 

Organizzare lo studio per la certificazione ISO 9001

organizzazione-iso9001Lo studio Arancione aveva raggiunto dimensioni ragguardevoli e la navigazione a vista non era più accettabile. Era diventato necessario dotarsi di strumenti che permettessero da un lato di continuare a soddisfare i propri clienti e dall’altro di organizzare in modo proficuo le proprie risorse e di non doversi più occupare tutti i giorni dei medesimi problemi organizzativi.
Abbiamo quindi messo a punto insieme un sistema documentato di gestione per la qualità che ha permesso alla Direzione di gestire per eccezioni e di gestire per obiettivi misurabili. L’implementazione del sistema ha inoltre permesso allo studio di veder risolte alcune criticità organizzative e di lanciare, attraverso una maggiore responsabilizzazione delle persone, una cultura del miglioramento continuo. Oggi lo Studio è cresciuto ulteriormente grazie anche ad una partecipazione proattiva di tutto il personale al progetto qualità.

Modalità d'intervento

Approfondimenti

Possiamo assistervi nella messa a punto e nella implementazione di un Sistema di Gestione per la Qualità conforme alla norma internazionale UNI EN ISO 9001:2015, con l’attenzione necessaria a non compromettere l’operatività corrente delle strutture coinvolte nel progetto. Il nostro intervento potrà arricchirsi dell’ulteriore assistenza periodica per garantire l’effettiva applicazione di quanto stabilito e per individuare opportunità di miglioramento.

  • Che fine ha fatto la ISO 9001? di Michele D’Agnolo, EC News, Edizione di lunedì 29 Febbraio 2016
  • Dalla ISO 9001:2008 alla ISO 9001:2015: evoluzione della norma e principali cambiamenti per gli studi professionali, di Anna Lisa Copetto, Vision Pro n. 07/2015
  • Gli audit interni, di Laura Graffi, VisionPro n.10/2016